Para una pyme, Power BI suele ser la mejor opción si la empresa trabaja con Microsoft 365, Excel y un ERP o una base de datos propia; Data Studio (el antiguo Looker Studio) encaja mejor cuando los datos están sobre todo en productos de Google, como Google Analytics, Google Ads o Hojas de cálculo, y se necesita compartir informes sin coste por usuario. La decisión depende menos de la herramienta que de dos preguntas: dónde están tus datos y cuántas personas tienen que ver los informes.
Primero, un cambio de nombre: Looker Studio ahora es Data Studio
En abril de 2026, Google recuperó el nombre original de su herramienta de informes: según su documentación oficial, Looker Studio vuelve a llamarse Data Studio, y la versión de pago pasa a ser Data Studio Pro. Si buscas información sobre Looker Studio, todo lo que leas aplica a Data Studio. No hay que confundirlo con Looker, que es otra plataforma de Google orientada a grandes organizaciones.
¿Qué es una herramienta de cuadros de mando?
Una herramienta de cuadros de mando, o de business intelligence, se conecta a las fuentes de datos de la empresa, combina la información y la muestra en gráficos e indicadores que se actualizan solos. Sustituye a los informes que alguien prepara a mano en una hoja de cálculo. Power BI, de Microsoft, y Data Studio, de Google, son dos de las más usadas por pymes.
Comparativa: Power BI frente a Data Studio
| Aspecto | Power BI | Data Studio |
|---|---|---|
| Fabricante | Microsoft | |
| Coste de entrada | Licencia gratuita para uso individual; compartir requiere licencias de pago | Gratuito, también para compartir; versión Pro de pago con funciones de empresa |
| Encaja mejor con | Excel, Microsoft 365, SQL Server, ERP y bases de datos | Google Analytics, Google Ads, Hojas de cálculo de Google y BigQuery |
| Modelado de datos | Muy completo (Power Query y lenguaje DAX) | Más sencillo, con campos calculados |
| Curva de aprendizaje | Mayor, pero da más control | Menor, rápido para informes sencillos |
| Ideal para | Finanzas, operaciones y datos de varios sistemas | Marketing digital y web, informes para compartir con terceros |
Los precios de ambas cambian con frecuencia, por eso no los incluimos: consulta siempre la página oficial de cada fabricante antes de decidir.
Las licencias de Power BI, explicadas en corto
Este es el punto que más confunde. Según la documentación de Microsoft, con la licencia gratuita una persona puede crear informes y paneles para su propio uso, pero no compartirlos ni colaborar con otros. Para publicar y compartir hace falta una licencia Pro (o Premium por usuario), y quien consume el contenido también necesita licencia, salvo que la empresa tenga una capacidad Premium o de Fabric. En la práctica, si diez personas van a ver el cuadro de mando, hay que contar con diez licencias.
Cuándo elegir Power BI
- Tu empresa ya trabaja con Microsoft 365 y los datos viven en Excel, SharePoint o un ERP.
- Necesitas combinar varias fuentes (ventas, contabilidad, almacén) y hacer cálculos complejos.
- Los informes los consulta un grupo acotado de personas dentro de la empresa.
- Quieres control fino sobre quién ve qué datos.
Cuándo elegir Data Studio
- Tus datos clave están en Google Analytics, Google Ads o Hojas de cálculo de Google.
- Tienes que compartir informes con muchas personas o con clientes externos sin coste por usuario.
- Buscas informes sencillos y visuales que se monten rápido.
- Los cálculos que necesitas no son muy complejos.
¿Y si sigo con Excel?
Excel es una herramienta excelente para analizar, pero un mal sistema de informes recurrentes. El problema no es la hoja de cálculo, sino el proceso: alguien exporta datos de varios sistemas, los pega, revisa fórmulas y envía el archivo, y cada mes el riesgo de error se repite. Si tu informe mensual lleva más de unas horas de preparación manual, o si distintas personas manejan versiones distintas del mismo Excel, es el momento de pasar a una herramienta de cuadros de mando. Excel puede seguir siendo una de las fuentes de datos.
Cómo decidir en 4 pasos
- Haz una lista de tus fuentes de datos. ERP, CRM, contabilidad, hojas de cálculo, analítica web. Mira en qué ecosistema está la mayoría.
- Cuenta quién va a ver los informes. Dentro y fuera de la empresa. Con eso estimas el coste de licencias.
- Define tres o cuatro indicadores iniciales. Un primer cuadro de mando pequeño sirve para probar la herramienta con datos reales. Si no sabes cuáles, empieza por nuestra guía de indicadores para pymes.
- Prueba antes de comprometerte. Ambas herramientas permiten empezar sin coste; monta un prototipo y comprueba que se conecta bien a tus sistemas.
Ejemplo práctico
Ejemplo tipo: describe una situación habitual, no un caso real de un cliente. Una distribuidora con el ERP en un servidor propio, la contabilidad en otro programa y las ventas en Excel necesita un cuadro de mando mensual para dirección y para los jefes de área. Como los datos están en sistemas de Microsoft y el informe lo ven pocas personas, Power BI es la opción natural. En cambio, una tienda online cuyo negocio se mide sobre todo en Google Analytics y Google Ads, y que comparte informes con su agencia de publicidad, resolverá antes y más barato con Data Studio.
Cómo lo abordamos en Calidrion
En Calidrion, consultora de IA y automatización en Madrid que trabaja con empresas de toda España, construimos cuadros de mando con la herramienta que mejor encaja con los sistemas y el presupuesto de cada empresa, conectados directamente a sus fuentes de datos. Puedes ver qué incluye nuestro servicio de datos y cuadros de mando o contarnos qué informes preparáis hoy a mano.